學(xué)校會議預(yù)約系統(tǒng)應(yīng)用方案,輕松管理數(shù)字化校園會議預(yù)訂系統(tǒng)

　　會議預(yù)約系統(tǒng)在近幾年不斷發(fā)展，為進(jìn)一步優(yōu)化學(xué)校會議室預(yù)約系統(tǒng)，提升會議室使用效率。為解決會議時間沖突問題，共享校園的眾多會議室平臺，解決會議室長期被占用的情況。通過集中數(shù)字化控制系統(tǒng)，統(tǒng)一管理和操作，協(xié)調(diào)工作，可滿足學(xué)校會議的各種問題。首先要知道，學(xué)校會議預(yù)約系統(tǒng)是一個由人和計算機(jī)等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳送、儲存、維護(hù)和使用的會議管理系統(tǒng)。可以顯示會議室當(dāng)日安排情況，提升企業(yè)形象，最大化利用會議室空間資源。

　　在許多校園當(dāng)中都有很多的大大小小的會議、活動、講座等等，都需要用到學(xué)校的會議室。從應(yīng)用角度考慮，設(shè)計以數(shù)字化會議為主體的會議室，可進(jìn)行信息交流、行政會議、視頻會議等多種功能的會議。同時在傳統(tǒng)預(yù)約會議室的情況都是需要跑到會議室負(fù)責(zé)人哪里進(jìn)行登記查看會議室使用情況，校園會議預(yù)訂系統(tǒng)可以很好解決此問題，完善的數(shù)字化平臺可以輕松在電腦前、手機(jī)前進(jìn)行會議室的使用情況進(jìn)行查詢了解。不但方便了預(yù)訂人的時間，還減少人員的成本問題。會議室預(yù)約系統(tǒng)會議信息模板編輯等功能,可實(shí)現(xiàn)會議信息實(shí)時顯示引導(dǎo)功能，實(shí)時動態(tài)的將會議室預(yù)定信息，傳遞到每個會議室門口、大廳及樓梯口等公共通道的顯示屏上，實(shí)現(xiàn)會議信息發(fā)布引導(dǎo)功能。

學(xué)校會議預(yù)約系統(tǒng)功能優(yōu)點(diǎn)：

　　1、自主查詢預(yù)約：手機(jī)端查詢某一時間場地空余情況，選擇教室，查詢結(jié)果更直觀、準(zhǔn)確，無需向管理員打電話詢問。微信端即可進(jìn)行預(yù)約，無需填寫紙質(zhì)申請、向管理員打電話，流程簡便，隨時隨地可預(yù)約，不受時間和空間的限制。

　　2、會議門禁管理：支持手機(jī)二維碼簽到、人臉簽到、門禁簽到等功能。系統(tǒng)與教室門禁設(shè)備實(shí)時互聯(lián)，組織者刷臉開啟門禁，無需鑰匙的移交，避免鑰匙丟失、無關(guān)人員混入，保證教室安全。

　　3、會議信息引導(dǎo)：將會議室預(yù)定信息實(shí)時傳遞到大廳及樓梯口等公共通道的顯示屏上，信息顯示屏上實(shí)時顯示當(dāng)天的會議室名稱、會議名稱、會議時間、使用部門等預(yù)定信息列表，實(shí)現(xiàn)會議引導(dǎo)功能。

　　4、會議通知提醒：可以通過手機(jī)短信、郵件、釘釘、企業(yè)微信、公眾號進(jìn)行會議提醒通知功能，通知包括：會議預(yù)訂成功、取消預(yù)訂、會議變更、會前15分鐘(時長可設(shè)定)提醒、會議結(jié)束提醒、通知內(nèi)容手動填寫(需要參加會議人員提前查看的文檔，例如會議流程、著裝要求、準(zhǔn)備材料等)。

　　5、統(tǒng)計報表功能：可實(shí)現(xiàn)會議室使用統(tǒng)計及費(fèi)用統(tǒng)計功能，選定時間段內(nèi),部門使用明細(xì)列表，統(tǒng)計報表， 統(tǒng)計各會議室使用情況,明細(xì)列表，使用次數(shù)、預(yù)訂時長、實(shí)際時長、預(yù)約準(zhǔn)確率、使用率。

　　6、會議服務(wù)項：勾選實(shí)現(xiàn)，茶飲、條幅、資料、姓名牌、用餐等(后臺可添加)。

　　7、會議室預(yù)定審批：具有自動審批功能。管理員可對用戶提交的會議室申請定單進(jìn)行審批與調(diào)配，以便安排一些重要且緊急的會議。會議審批通過后，系統(tǒng)能夠通過以太網(wǎng)將會議預(yù)訂結(jié)果自動發(fā)送給參會人員及后勤服務(wù)部，后勤主管根據(jù)需求安排后勤人員進(jìn)行準(zhǔn)備工作，如排位安裝及擺設(shè)，茶點(diǎn)布置、水果布置等服務(wù)。

　　8、會議設(shè)備選項：投影、音響、視頻會議設(shè)備，投影儀、白板、麥克、激光筆等(后臺可添加)。

　　9、會議信息發(fā)布模板編輯：可視化模板設(shè)計界面，能夠設(shè)計、定制豐富的顯示信息。通過模板設(shè)計器可以定制會議預(yù)訂、企業(yè)文化、活動、宣傳等各種的信息顯示模板。

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　　會議預(yù)約系統(tǒng)為校園會議室、多功能教室等數(shù)字化的管理提供了解決方案，以往那種通過傳統(tǒng)人力去預(yù)約、安排會議的過程逐步將會被淘汰，畢竟科技在發(fā)展，在高速前進(jìn)的學(xué)校校園中，需要更高效率的會議管理系統(tǒng)，這樣才能不拖教育發(fā)展后腿，才能讓實(shí)現(xiàn)學(xué)校會議室場地的合理分配和利用，提高校園管理效率，促進(jìn)了智慧校園的建設(shè)。朗歌已專注會議預(yù)約管理系統(tǒng)十多年，擁有各行業(yè)領(lǐng)域的會議室預(yù)定系統(tǒng)解決方案，為每個客戶提升會議室的使用率以及方便管理每個會議室的使用情況。歡迎咨詢。