會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)軟件教你利用公司空間資源管理策略

　　隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，許多各大中型政企單位紛紛使用會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)軟件。傳統(tǒng)的會(huì)議預(yù)約流程依靠這人工管理，各樓層的會(huì)議室預(yù)定情況不能及時(shí)得知，如果沒(méi)有一套成熟的系統(tǒng)，會(huì)經(jīng)常發(fā)生各種矛盾。會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)可以有效提高空間資源的使用率，避免會(huì)議資源沖突，杜絕資源的浪費(fèi)，同時(shí)打造更加智能化、信息化的辦公環(huán)境。

　　在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)有預(yù)訂了8個(gè)小時(shí)，實(shí)際開(kāi)會(huì)只有2個(gè)小時(shí)的情況，或者預(yù)訂了會(huì)議室又不到現(xiàn)場(chǎng)的情況，這些都需要會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)軟件結(jié)合硬件的方式來(lái)解決。還有的企業(yè)有20個(gè)會(huì)議室可用，但如果發(fā)現(xiàn)在一周中每個(gè)會(huì)議室只占用一半的房間，您可能會(huì)意識(shí)到不需要那么多，從而將其改造成其他用途。

　　會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)軟件是通過(guò)先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)和管理技術(shù)，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行集中管理，具有會(huì)議室管理、預(yù)定管理、會(huì)議管理、用戶(hù)管理等功能。會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)軟件可實(shí)現(xiàn)會(huì)議室無(wú)人值守管理，用戶(hù)通過(guò)pc后臺(tái)+微信小程序+會(huì)議門(mén)牌終端經(jīng)行會(huì)議預(yù)約，多種方式以方便用戶(hù)進(jìn)行會(huì)議室預(yù)訂。可隨時(shí)了解會(huì)議室當(dāng)前狀態(tài)和預(yù)定使用情況，并預(yù)訂自己的會(huì)議，系統(tǒng)自動(dòng)通知與會(huì)人員，并可通過(guò)與多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)聯(lián)合使用，可在會(huì)議室門(mén)口設(shè)置顯示器，顯示會(huì)議進(jìn)展信息、通知、公告等，提高了會(huì)議室的使用率，節(jié)省會(huì)議組織者的時(shí)間。

　　會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)軟件功能作用：

　　1.會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)軟件一目了然地顯示，多會(huì)議室管理，用戶(hù)一眼就知道有可用的會(huì)議室。用戶(hù)可以直接從會(huì)議門(mén)牌一體機(jī)進(jìn)行預(yù)訂，從而可以輕松地即時(shí)安排會(huì)議室，同時(shí)鼓勵(lì)自發(fā)協(xié)作。

　　2.會(huì)議可以提前結(jié)束，只需在會(huì)議門(mén)牌一體機(jī)上輕按一下，即可結(jié)束預(yù)訂，會(huì)議室可供其他需要的員工使用。當(dāng)會(huì)議被取消時(shí)，它會(huì)同時(shí)自動(dòng)刪除會(huì)議室。這意味著可以騰出房間供其他人預(yù)訂，從而提高利用率并減少浪費(fèi)。

　　3.會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)來(lái)找出還有哪些其他會(huì)議室可用，而無(wú)需從一個(gè)房間到另一個(gè)房間走來(lái)走去，然后在任何地方預(yù)訂一個(gè)可用空間。

　　4.會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)軟件與網(wǎng)絡(luò)移動(dòng)技術(shù)充分結(jié)合，只需要會(huì)議申請(qǐng)通過(guò)，就會(huì)自動(dòng)提前向與會(huì)人員發(fā)送短信、郵件通知和提醒，以免造成缺席、遲到等現(xiàn)象,從而有效地提高會(huì)議的執(zhí)行效率。

　　5.會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)軟件可通過(guò)用二維碼、刷卡、指紋、人臉識(shí)別等方式進(jìn)行會(huì)議簽到。如在系統(tǒng)設(shè)定的時(shí)間內(nèi)，無(wú)人進(jìn)行會(huì)議簽到，系統(tǒng)默認(rèn)會(huì)議取消，自動(dòng)釋放占用的會(huì)議室資源。

　　6.可按用戶(hù)需求單獨(dú)設(shè)定每間會(huì)議室的對(duì)應(yīng)使用人群，對(duì)應(yīng)審批方式和對(duì)應(yīng)審批人員。

　　7.管理員有會(huì)議室統(tǒng)一調(diào)配權(quán)利，可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行緊急退訂調(diào)整。預(yù)訂人員也可在會(huì)議開(kāi)始前一定時(shí)間段內(nèi)靈活地根據(jù)實(shí)際情況變化進(jìn)行會(huì)議取消和修改。

　　8.會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)功能，可以分析企業(yè)會(huì)議室的預(yù)約情況、使用效率、召開(kāi)次數(shù)、取消預(yù)訂數(shù)等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便企業(yè)管理者進(jìn)行決策日后發(fā)展。

　　會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)軟件不僅僅節(jié)省了人力，同時(shí)還提高了會(huì)議效率，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，時(shí)間就是金錢(qián)，生產(chǎn)效率提高了，那么就可以節(jié)省許多成本。廣州朗歌是一家十多年的會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)廠家，擁有自主研發(fā)、制造、生產(chǎn)、銷(xiāo)售與售后的團(tuán)隊(duì)，致力為各行業(yè)領(lǐng)域設(shè)計(jì)專(zhuān)屬的會(huì)議預(yù)約系統(tǒng)解決方案，歡迎咨詢(xún)。